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10 recomendaciones para organizar un viaje de negocios productivo

Un viaje de negocios puede resultar una gran oportunidad para lograr que tu empresa avance. No obstante, si estos viajes no se desarrollan y planifican de la manera adecuada, también pueden resultar una pérdida de recursos para la empresa y, lo más importante, una pérdida de oportunidades comerciales que no se volverán a presentar ante nosotros. ¿Apuestas por estos principios fundamentales para tus viajes de negocios?

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En lo que va de año que viajado más de 120.000 KM, he pasado cerca de 200 horas en un avión y he visitado más de 18 aeropuertos. Aquí tienes un repaso de las claves fundamentales que debes respetar en todo viaje de negocios y que recojo en base a mi experiencia.

viajero de negocios aeropuerto

Define el objetivo/KPI por cada viaje

Debemos tener en cuenta algo tan sencillo (y tan importante) como qué es lo que pretendemos conseguir con el viaje de negocios. En muchas ocasiones se da por hecho el objetivo/resultado deseado de nuestro viaje, algo que no ayuda mucho dada la disparidad de escenarios finales que pueden aparecer tras nuestro viaje de negocios.

En ocasiones, podemos buscar trasladarnos a otro territorio para mejorar la imagen de nuestra compañía, otras buscaremos encontrar nuevos mecanismos para la exportación etc. Es importante tener claro el objetivo porque, en función del mismo, estableceremos nuestros criterios y pasos a seguir. Algunos ejemplos de KPI pueden ser:

  • % de progreso en el pipeline de una cuenta.
  • Cierre de venta o prevención de pérdida de cliente.
  • X número de visitas comerciales o reuniones.
  • X número de nuevos contactos o leads (por ejemplo en un evento).

Proveedores al mínimo = estancia sin problemas

Si el hotel elegido para vuestra estancia ofrece servicios de transporte o salas de reuniones, apuesta por ellos. Normalmente confiar en el mismo proveedor para varios servicios ahorra dinero y ahorra número de gestiones a realizar. Del mismo modo, confía en los proveedores especializados en vacunas, seguro de viaje y reglamento interno de los países a visitar, anticiparse a todos estos trámites e imprevistos, te hará ganar tiempo.

Programas de fidelidad

Lo normal en una empresa es que los viajes de negocios sean una herramienta más de la que echar mano periódicamente para aumentar nuestro volumen de trabajo/ventas. Si hablamos de una acción cuya ejecución se prolonga en el tiempo, nada mejor que apoyarse también en los beneficios y ventajas que podremos obtener de los programas de fidelidad de aerolíneas y resto de proveedores. Por ejemplo, al volar siempre con la misma aerolínea consigo puntos para utilizar en mis viajes personales, o para alquilar un mejor coche, etc.

viaje de negocio

Externaliza la gestión de tus viajes (Con cuidado)

Puede que tu empresa se encuentre en un momento en el que no dispone de suficiente músculo técnico o empresarial como para encargarse de la organización y gestión de estos viajes. En este caso puedes confiar el trabajo a una empresa especializada en materia, algo que debería ser garantía de que todo resulta como tenemos planeado. Hay cientos de empresas y herramientas que te ayudarán con ello, pero recuerda siempre tener bien claros los KPI.

Adaptadores, gadgets y libros

Una cuestión bastante banal que puede terminar ahorrandonos algo de dinero o estrés. Existen países en los que los enchufes son diferentes, pero también debemos tener en cuenta la posible necesidad de conectarnos con otros equipos o usuarios allá donde vayamos. Contar con nuestro ‘pequeño cargamento’ de gadgets no sólo nos preparará para todo tipo de escenarios, sino que también nos ahorrará los posibles costes de tener que salir a comprar un adaptador de manera improvisada.

Por último, recuerda siempre llevar algún libro, ya sea para ocio o para refrescar algún conocimiento. En este artículo te recomendamos 6 libros de comercio internacional para reciclar tus conocimientos.

Optimiza el planning y si no tienes uno, hazlo

Conocer de antemano el horario a seguir y los lugares de reunión te servirá también para conocer si alguno de los transportes que vas a utilizar cuenta con algún paro o corte en el servicio. De este modo, podrás anticiparte a cualquier posible retraso y cumplirás con el planning sin contratiempos.

Recuerda: Google Maps es tu amigo, pero en ciertos países/ciudades suele fallar. También recomiendo descargar los mapas de la ciudad que vas a visitar (en Google Maps) para usarlos sin conexión.

Organiza tus justificantes de gasto

Los justificantes de pagos son importantes para ti y para la empresa. Por un lado, ayudan a reembolsar los gastos, por otro, permiten un análisis del coste final del viaje de negocios. Debes tratar de guardarlos en un lugar común (un sobre, por ejemplo) de forma que te permita tenerlos controlados y centralizados. También hay multitud de apps que te ayudan con esto, hoy en día son la opción más recomendable.

No te olvides del placer

Ahora que ya hemos tocado unos cuantos puntos dedicados al deber o la responsabilidad, tampoco debes olvidar que el placer también ocupa un lugar en estos viajes. Una buena organización te permitirá tener tiempo para conocer la ciudad, salir a hacer algo de deporte o simplemente conocer la gastronomía local. La idea es ser capaces de desconectar un rato con tal de seguir siendo totalmente productivos en los horarios de trabajo. Lo que suelo hacer es visitar Facebook en busca de eventos en la ciudad dónde estaré y Foursquare para buscar lugares para comer y tomar algo.

viaje de negocio y ocio

No te olvides de descansar

Íntimamente relacionado con el rendimiento está también el descanso. Con un viaje de negocios aparecen algunos peligros como el jet lag o la incomodidad de pernoctar en un lugar diferente al habitual. Buscar rutinas o pequeñas ayudas que nos ayuden a conciliar el sueño y mantenernos descansados, también se dejará notar en nuestro rendimiento profesional.

Internet siempre es útil

¿Alguien ha realizado ya este viaje de trabajo? ¿Aportó algunas claves? ¿Descubrió alguna particularidad? Las preguntas anteriores siempre se responden mejor de la mano de Internet, así que no dudes en consultar la Red para sacarle todo el jugo posible. Si quieres consejo, escríbenos un email y te contaremos más.

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